Ao se deparar com uma nova apresentação, pode ser tentador abrir imediatamente o software de apresentação de slides. Mas essa é uma boa maneira de se perder na coleta (e por fim na apresentação) de sua pesquisa. Se você quiser compartilhar uma história, em vez de uma tese, evite essa tentação.

Comece com uma estrutura de história para definir em alto nível com quem você está falando, o que você precisa comunicar e como você pode fazer seu público se importar. Existem três micro etapas para o processo de estrutura:

• Conheça o seu público.
  Sua apresentação é um presente: deve ser atenciosa, e você só deve querer o que seu cliente quer. Faça uma pausa e considere os pontos problemáticos com os quais seu contato está lidando. Você vai querer fazer sua lição de casa, entender o que está em sua mente e mostrar empatia. Lembre-se: se eles não quiserem seu presente, ele ficará sem uso ou será jogado no lixo.
• Defina sua grande ideia.
  Qual é o seu objetivo – a ideia à qual você deseja que seu público se apegue ou a ação que você deseja que ele faça? Considere o que transforma sua perspectiva ou oferta em algo único. O que acontecerá com seu cliente se ele seguir sua ideia – ou, então, se não seguir?
• Crie um mapa do enredo.
  Cada história deve ter um começo, meio e fim. Apresente a situação atual do público e o que eles poderiam alcançar adotando sua solução em cada um desses estágios. Isso cria interesse, aumenta a tensão e atrai o público em direção à sua ideia. E tenha uma intenção clara com suas palavras finais! As pessoas vão se lembrar da última coisa que ouviram antes de se lembrar de qualquer outra coisa.

Isso pode parecer um trabalho extra, mas vai prepará-lo para o sucesso. Portanto, aproveite o processo! Use a experiência pessoal, seja criativo, divirta-se. Se você não gosta do que está fazendo, seu público não vai gostar de ouvir.

Nossos cérebros processam as imagens 60.000 vezes mais rapidamente do que o texto. Quando alguém está se reunindo com você em uma tela, você tem um grande patrimônio para aproveitar.

De acordo com a Forbes, vemos de 4.000 a 10.000 anúncios por dia. Podemos não perceber que os números são tão altos porque nossos cérebros estão constantemente filtrando as mensagens visuais para entender o que precisamos. Sua apresentação deve conter claramente algo de que seu cliente precisa. Seja o anúncio de que seu público se lembra hoje!

Para começar, tente imaginar sua apresentação na chamada «caixa azul»: é uma prática de mapear que tipo de recursos visuais você precisa para transmitir sua ideia. Isso só deve ser resolvido depois que se fizer um esboço de seu enredo. A caixa azul ajudará você a se concentrar na essência da mensagem, em vez de tornar as coisas bonitas. Aqui está um exemplo.

Em seguida, lembre-se de manter tudo simples. Você não está pintando o teto da Capela Sistina. Elimine todos os itens não essenciais em sua imagem. Por exemplo, se estiver compartilhando um gráfico de barras, retire as bordas, as linhas de grade e os planos de fundo.

Você também pode usar princípios de design para chamar a atenção. Por exemplo, use um preenchimento cinza para barras que não são a ênfase de conversa, e azul nos pontos em que você precisa que seu cliente se concentre. No exemplo abaixo, a conversa pode girar em torno do que é ótimo sobre as segundas-feiras, e como esse sucesso pode ser reproduzido durante o resto da semana.

Ser atencioso e empático é mais importante do que nunca. Seja vulnerável e, se você se sentir confortável, compartilhe alguns desafios que você pode enfrentar durante esse período. Isso cria um espaço para se ter conversas corajosas e autênticas. Pense também em iniciar suas ligações com um check-in para entender como todos estão se saindo. Algumas pessoas podem entrar na conversa preocupadas com outras coisas. Reconhecer isso pode acalmar os corações, ajudá-lo a se relacionar e até mesmo antecipar interrupções – por exemplo, pais que se afastam enquanto se viram com as tarefas de cuidar dos filhos ou tomam tempo para cuidar de parentes idosos.

Ter empatia também pode ajudá-lo a ser um apresentador inclusivo nas reuniões. Nesse sentido, inclusão significa muitas coisas, por exemplo:

• Prepare sua apresentação para diferentes estilos de aprendizagem. Inclua uma mistura de palavras faladas, mensagens na tela, imagens etc.
• Esteja atento às pessoas com deficiências visuais ou auditivas. Use combinações de cores acessíveis em slides, aproveite o software que ativa as legendas ocultas e use a câmera para que as pessoas possam ler os lábios. Você também pode pensar em digitar os pontos mais importantes no chat em grupo enquanto fala.
• Considere as origens exclusivas de cada um. Use exemplos que sejam bem conhecidos por seu público. Pense nas fotos que refletem as sociedades nas quais você e seu público vivem e trabalham.

A lista acima deve fazer a coisa funcionar, mas não inclui tudo. Mergulhe mais fundo nessas dicas para praticar reuniões inclusivas.

Pode soar como uma dica óbvia, mas, quando você não pode contar com um “substituto” para as conversas cara a cara, é imperativo testar a tecnologia antes da reunião e resolver quaisquer problemas técnicos.

Você também pode se beneficiar com o estabelecimento de funções claras, como um facilitador de reuniões, que pode criar ordem e ajudar a envolver as pessoas do outro lado. Em uma reunião cara a cara, pode-se ler a linguagem corporal para determinar quem está prestes a falar, como alguém está se sentindo e se os participantes estão envolvidos. Isso pode ser mais desafiador numa videoconferência. O facilitador pode atenuar esses desafios comunicando as melhores práticas, como ligar a câmera de vídeo, silenciar notificações e pedir a outras pessoas para silenciar quando não estiver falando.

Para obter mais orientações técnicas, estude o artigo No More Boring Presentations: How to Deliver Engaging Content, Virtually.

Para atrair e manter o interesse do seu público, é importante que sua apresentação pareça uma conversa de dois caminhos. Revise sua agenda no início e confirme que todos podem ficar até o fim – se não, você pode pular os itens não essenciais. Faça uma pausa e verifique se há tempo para solicitar perguntas, responder e verificar o tempo. E lembre-se de que mesmo fazer perguntas retóricas pode ajudar a manter o público envolvido.

Compartilhar um documento em uma ferramenta como o Quip, nossa ferramenta colaborativa em tempo real, pode servir como um quadro branco virtual de notas, feedbacks e itens para rever mais tarde.

Em sua apresentação, parafraseie para dar ênfase. Isso pode amplificar seu impacto e também garantir que as pessoas que perderam um ponto antes estejam em sintonia com o resto. E, finalmente, lembre-se de acrescentar uma leveza atenciosa e se divertir!

Você tem ideias incríveis para compartilhar com o mundo. Ao incorporar essas práticas recomendadas em sua abordagem de narrativa, essas ideias vão decolar:

1. Construir a estrutura da sua história
2. Visualizar seus dados
3. Ser atencioso e inclusivo
4. Antecipar distrações
5. Envolver o público

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